マイアプリケーション作成 ねらい目
見積書・納品書・受領書・請求書・請求書控え・領収書は企業によってデータの内容やデザインはまちまちですね。でも、同じ業界のＡ社・Ｂ社・Ｃ社から送られてきた請求書のデザインが全く同じというものを見たことがあります。多分、あるＩＴ業者の汎用的に作成された業務アプリケーションを、各社が利用しているからだと思います。
様々な理由から既成のアプリケーションを利用できないときは、どうしましょうか。
手軽にはＥＸＣＥＬを起動し、新規に印刷デザインを決めて、必要なセルにデータ入力して、印刷する。そして、何度も使うならば、そのＥＸＣＥＬブックをマイドキュメントに名前をつけて保存し、自社の雛形ファイル（テンプレート）として活用する。
または、活用本にあるテンプレート（雛形・原型）又はインターネットやMicrosoft Officeで提供されているテンプレートを基にして、自社向けにデザイン変更して、それを自社のテンプレートとして保存する。 作成した自社のテンプレートから各取引案件ごとにファイルを作成して、書類を印刷して保存する。これを繰り返して業務処理を行う。
これは、専用の業務アプリケーションを利用しない場合の、比較的コストも安く、簡単で容易な方法と思います。
さて、このやり方で運用し続けると、
・1取引案件を１ファイルとすると、案件ごとにファイルが年々増える。
・1取引案件を取引先ファイルごとのシートに作成すると、シートが年々増える。
当初は特に問題は生じないと思いますが、いずれは予想可能な問題が生じます。それは、
・ファイルが増えると、パソコンの起動が遅くなる。
・1EXCELファイルのシート数は最大２５５シートで、シートが増えると必要とするメモリが増える。物理メモリが少ないと、パソコンの動作が遅くなる。物理メモリが少ないとパソコンの動作が不安定になる。
・EXCELファイルの名前の付け方に統一性がないと検索に手間取る。つまり、必要なファイルを見つけるのにとても時間がかかる。
・顧客別にフォルダを用意して、EXCELファイルをそのフォルダに格納する管理方法が必須になる。
・一覧表にするにはそのためのデータ入力や計算式の入力が新たに必要になる。また、ミスがないかどうかのチェックにも時間がかかる。
・集計表が簡単にできない。
・印刷デザインの変更や固定的な情報に変更が、既存のEXCELファイル又はシートの及ぶ場合、必要なすべてのファイルやシートに同じ変更作業が必要になる。
この予想される問題に直面しないように、対策することがねらい目です。
またこの取引案件ファイルの共有化とそのバックアップも、大変重要な案件です。その対策をすることもねらい目です。